アジア・アフリカ地域研究研究科 / 院生・教員向

海外渡航手続きについて

海外渡航に係る手続き及び注意事項

注意事項_Important Information_en

  • 海外にフィールドワーク等で渡航される時に提出する場合、少なくとも出発の2週間前まで(厳守)に教務掛専攻事務室主指導教員へ必要書類を提出してください。
  • 海外旅行傷害保険については、原則としてAIU保険会社・東京海上日動火災保険・エース損害保険の3社のいずれかに加入してください。
  • 海外旅行傷害保険(治療・救援費用として支払い無制限を担保するもの)への加入を義務づけます。
    ただし、外国人留学生が、自国で調査をおこなうために帰国する際には、治療・救援費用は最小限のものでも可能とします。
    ※クレジットカード付帯の保険は、負担金額が非常に限定されている場合が殆どであり、また、初動対応が遅れる場合があります。さらに万一の時には、治療・救済費用等莫大な出費を強いられる可能性があります。
  • 「海外渡航中における危機発生時の緊急連絡先」用紙を教務掛あるいは専攻事務室で配布しますので、渡航前に必ず受け取り、指導教員名・指導教員の連絡先(できる限り24時間連絡がとれるもの)・海外旅行保険のサポートデスク・日本国内での連絡先を記入し、パスポートに挟むなど常に携行するようにしてください。メールでの配布を希望される方は教務掛まで連絡いただければ送付いたします。
    また、渡航中に事件事故等に遭遇した場合には、救助・救援が必要になりますので、滞在国や滞在地域の警察や消防署及び日本大使館・領事館の連絡先をメモしておくようにしてください。
  • 渡航期間中は、常に大学と速やかに連絡が取れるよう努め、現地で携帯電話を購入した際や連絡先が変更になった場合は、指導教員及び教務掛に連絡先を届け出てください。

[在留届]
海外に3ヶ月以上滞在する場合、日本大使館又は総領事館(在外公館)に在留届の提出が義務づけられていますので注意してください。
海外滞在中に事件・事故や思わぬ災害に巻き込まれるなど、万が一の事態に遭った場合、日本国大使館や総領事館が「在留届」をもとにみなさんの所在地や緊急連絡先を確認して援護をしてくれます。
逆に言えば、「在留届」を提出していなければ、迅速な援護を受けることが難しくなります。
インターネットのサイト「在留届電子届出システム(ORRnet)」を利用すれば簡単ですので住所又は居所が決まりましたら、必ず提出してください。

[たびレジ登録]
滞在が3か月未満の方もたびレジ(外務省海外旅行登録)に登録すれば、滞在先の最新の海外安全情報や緊急事態発生時の連絡メール、また、いざという時の緊急連絡等が受け取れます。
3か月以内の海外滞在であっても、万が一の場合に備えたびレジに登録してください。

【外務省HP】
 「在留届」をご存知ですか?:http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/zairyu/
 在留届電子届出システム(ORRnet)、たびレジ:http://www.ezairyu.mofa.go.jp/


提出書類について

※海外渡航される場合は、渡航経費・目的に関わらず以下の海外渡航届の提出が必要です。
※私事渡航は、観光・帰省等プライベートな用事での渡航です。
【院生】
・海外渡航する場合:以下の提出書類
・私事による海外渡航の場合:以下の提出書類①③
【研究生・研修員(日本学術振興会特別研究員PD等)】 ・研究生等が海外渡航する場合:以下の提出書類①③④⑤⑥⑦⑧
<提出書類>
海外渡航届
・研究による海外渡航の場合………海外渡航届 別紙1
・私事による海外渡航の場合………海外渡航届 別紙2
・研究生等が海外渡航する場合……海外渡航届 別紙3
臨地研究計画書(所定書式、ただし詳細に関する添付文書は自由)
旅行伺の写し(所定書式・旅費が支給される場合)または旅行日程(所定書式・旅費が支給されない場合)
誓約書(所定書式)
フライトスケジュール
パスポートのコピー(本人記載欄および渡航先ビザ欄を含む)
海外旅行傷害保険のコピー
健康保険証のコピー

安全情報

渡航先については、出発前・滞在中に最新の治安情勢等十分な情報収集を行ってください。
【一般的渡航情報】
外務省 http://www.mofa.go.jp/mofaj/
外務省海外安全情報 http://www.anzen.mofa.go.jp/
【医療情報】
厚生労働省検疫所 http://www.forth.go.jp
厚生労働省 http://www.mhlw.go.jp/
国際感染症センター トラベルクリニックhttp://www.travelclinic-ncgm.jp/
京都大学健康科学センター http://www.hoken.kyoto-u.ac.jp/
国立感染症研究所 http://www.nih.go.jp/niid/ja/from-idsc.html
内閣官房 新型インフルエンザ対策 http://www.cas.go.jp/jp/influenza/
(海外)
国連 WHO世界保健機構 http://www.who.int/
米国 CDC疾病対策センター http://www.cdc.gov/
米国 国務省Travel State http://travel.state.gov/
英国 外務英連邦省 FCO http://www.fco.gov.uk/

緊急時の連絡

渡航前に教務掛等から受け取った「海外渡航中における危機発生時の緊急連絡先」に記載されている連絡先に連絡してください。また、指導教員をはじめ以下にも必ず連絡してください。
e-mailsos* [*以下をasafasのドメイン]
電話教務掛:075-753-7374
専攻事務室:075-753-7800(アフリカ)・7801(東南アジア)・9623(グローバル)
(海外から日本にかける場合は +81-75-753-○○○○)
(+81:日本の国番号)(75:エリアコードの075の0を省く)
FAX(宛先)SOS/ASAFAS (番号)+81-75-753-7350

留学・研究指導委託について

海外へ研究指導委託等される場合、その渡航をあらかじめ研究科会議で承認される必要があります。 「留学・研究指導委託願」と併せて受入研究機関の承諾書を出発の2ヶ月前(ただし、9月出発の場合は3ヶ月前)まで(厳守)には教務掛へ提出してください。
留学・研究指導委託願の留学期間と受入研究機関の承諾書の受入期間の日付が同じであるように注意してください。

日本アイラック危機管理支援システムへの加入

京都大学大学院アジア・アフリカ地域研究研究科では、在籍する学生が研究を目的として海外渡航する場合、危機管理対策の一環として日本アイラックの「危機管理支援システム」に加入しています。
「危機管理支援システム」とは、教育機関が関与する国際プログラムに参加した学生や教職員等が、海外で万一事故やトラブルに巻き込まれた時、その第一報を受けた時点から、危機管理の専門家が、大学が行うべき対応処置をその初動対応から対応終了迄を全面的にアドバイスし、経済負担面でのバックアップを含めた支援を行ってくれるプログラムです。(事故対応費用・救援者費用・弔慰見舞金等)
この日本アイラック危機管理支援システムへの保険の加入については、本研究科で掛けている保険であり、学生が海外渡航する場合に個人で掛けている海外旅行傷害保険とは別です。